Verhuisd? Gestart met een gehuurd zeteladres? Of gewoon je zaak van je thuisadres weggehaald? Dan moet je adres in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) worden aangepast. Zo doe je dat, zonder iets te vergeten.
Eerst: welk adres wijzig je?
In de KBO staan tot drie soorten adressen, en dat zorgt voor verwarring:
- Het adres van de zetel - het juridische adres van je onderneming.
- De vestigingseenheid - de plaats waar je activiteit uitoefent (dat kunnen er meerdere zijn).
- Voor eenmanszaken hangt daar je domicilie achter: verhuis je privé, dan volgt je ondernemingsadres níét automatisch mee - dat moet je apart laten aanpassen.
Eenmanszaak: adres wijzigen in 3 stappen
- Contacteer je ondernemingsloket (Xerius, Liantis, Acerta, Securex…). Dit kan telefonisch of online; je hebt je ondernemingsnummer en het nieuwe adres nodig. Verhuis je naar een gehuurd zeteladres, hou dan je overeenkomst met de aanbieder bij de hand.
- Betaal de wijziging. Het loket rekent het wettelijke KBO-tarief aan per gewijzigde vestigingseenheid (iets meer dan €100; jaarlijks geïndexeerd).
- Klaar in enkele dagen. De wijziging verschijnt kort daarna in de KBO Public Search.
De btw-administratie wordt in principe automatisch mee geïnformeerd, maar controleer na een paar weken je gegevens even via je btw-loket of MyMinfin.
Vennootschap: zetel verplaatsen
Sinds het WVV kan het bestuursorgaan de zetel meestal zelf verplaatsen zonder algemene vergadering, tenzij de statuten anders bepalen of de zetel naar een ander taalgebied verhuist (dan is een statutenwijziging via de notaris nodig).
- Beslissing van het bestuursorgaan - leg ze vast in notulen.
- Publicatie in het Belgisch Staatsblad - via de griffie van de ondernemingsrechtbank (formulier I en II), kostprijs €171,70 exclusief btw (€207,76 inclusief btw) aan publicatiekosten.
- KBO past automatisch mee aan na de publicatie.
De vergeet-lijst: wie verwittig je nog?
De KBO is maar het begin. Zet dit op je checklist:
- Je bank (zakelijke rekening én kaartlezers)
- Je verzekeraar (BA uitbating, rechtsbijstand)
- Je boekhouder en sociaal secretariaat
- Facturen, offertes, e-mailhandtekening, algemene voorwaarden
- Website (wettelijke vermeldingen) en webshop
- Google Business-profiel en sociale media
- Leveranciers en abonnementen (telecom, software, domiciliëringen)
- bpost: activeer tijdelijk de doorzendservice voor wat je vergeet
Tip: verplaats je zetel maar één keer
Elke verplaatsing kost geld en administratie. Wie zijn zetel op een gehuurd adres zet, verhuist daarna privé zo vaak hij wil - het ondernemingsadres blijft gewoon staan. Dat is, naast privacy, de meest onderschatte reden om je zetel los te koppelen van je woning.
Bij A Office krijg je zo’n vast zeteladres in het centrum van Aartselaar vanaf €39 per maand, inclusief post die elke werkdag gescand wordt, met een vergaderruimte die je apart reserveert. Wij bezorgen je meteen de documenten die je loket of notaris nodig heeft.