Een btw-nummer aanvragen betekent in België dat je je bestaande ondernemingsnummer laat activeren voor de btw. Je dient daarvoor online formulier 604A in bij de FOD Financiën, na je inschrijving in de KBO en vóór je eerste activiteit. Je zet die stap in hoofdberoep en in bijberoep; de volledige volgorde vind je in zelfstandig worden: het stappenplan.
Wanneer ben je btw-plichtig?
Lever je op een zelfstandige en regelmatige manier goederen of diensten die onder de btw vallen, dan ben je btw-plichtig. Dat hangt af van je activiteit, niet van je rechtsvorm of van het feit dat je in bijberoep werkt.
Een paar groepen zijn wel btw-plichtig, maar hoeven zich niet te laten identificeren. Het gaat om wie alleen activiteiten uitoefent die de btw-wet vrijstelt, zoals bepaalde medische, sociale, culturele of financiële diensten, en om wie de btw-regeling voor de deeleconomie gebruikt. Twijfel je of jouw activiteit daaronder valt, vraag het dan na bij je boekhouder of je ondernemingsloket.
Btw-nummer aanvragen: de stappen
- Eerst je ondernemingsnummer. Zonder inschrijving in de KBO kan je geen btw-nummer krijgen. Hoe dat gaat, staat in ondernemingsnummer aanvragen.
- Formulier 604A indienen. Dat doe je online, ten vroegste twee dagen na je inschrijving in de KBO en vóór de start van je activiteit.
- Activering door de FOD Financiën. Het team beheer van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit activeert je ondernemingsnummer als btw-identificatienummer.
- Bevestiging. Je krijgt een bericht in je eBox met een link naar de brief in MyMinfin. Open je dat bericht niet, dan volgt een aangetekende brief.
Bij het schrijven van dit artikel meldt de FOD Financiën op zijn pagina dat de online toepassing e604 tijdelijk niet beschikbaar is en dat er een tijdelijke procedure per e-mail geldt. Kijk op de pagina over de aanvang van je activiteit welke werkwijze vandaag geldt.
Zelf, via je boekhouder of via het ondernemingsloket
Je kan de aanvraag zelf indienen via MyMinfin. Je kan ze ook laten doen door je boekhouder of door een erkend ondernemingsloket. Bij die laatste twee is het een betalende dienst, en de prijs verschilt per kantoor. Laat je je inschrijving in de KBO toch al bij een loket doen, vraag dan meteen wat de btw-aanvraag erbij kost.
Een reden om het uit handen te geven: bij de aanvraag kies je ook je btw-regeling, zoals de vrijstellingsregeling. Wie niet zeker weet welke regeling past, laat zich beter begeleiden.
Btw-nummer aanvragen in bijberoep
Voor een zelfstandige in bijberoep verloopt de aanvraag precies zo. Het verschil zit in de keuze die je maakt: met een beperkte omzet ligt de vrijstellingsregeling voor de hand. Andere aandachtspunten voor wie naast een job start, zoals sociale bijdragen, staan in zelfstandige in bijberoep.
De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
Volgens de FOD Financiën kan je in 2026 de vrijstellingsregeling aanvragen als je jaaromzet niet meer dan 25.000 euro exclusief btw bedraagt, ongeacht je rechtsvorm. Start je in de loop van het jaar, dan wordt die drempel verminderd naar verhouding van de dagen die sinds 1 januari al voorbij zijn.
Wat de regeling betekent:
- je rekent geen btw aan je klanten aan en stort ook geen btw door;
- je dient geen periodieke btw-aangiftes in;
- je mag de btw op je eigen aankopen niet aftrekken;
- je dient wel elk jaar een klantenlisting in en houdt je aan bepaalde regels voor facturen en boekhouding;
- je blijft btw-plichtig en hebt dus wel een btw-nummer.
Niet iedereen komt in aanmerking. Btw-eenheden, werk in onroerende staat, ondernemingen die een geregistreerd kassasysteem moeten gebruiken en de levering van oude materialen zijn uitgesloten. Ga je in een jaar over de drempel met hoogstens 10 procent, dan behoud je de regeling dat jaar en verlies je ze het jaar erna. Ga je er verder over, dan geldt de normale regeling vanaf de handeling waarmee je de grens overschrijdt.
Of de regeling voor jou voordelig is, hangt onder meer af van je klanten en van hoeveel je investeert. Bespreek dat met een boekhouder.
Je btw-nummer en je adres
Je btw-nummer en je ondernemingsadres staan samen op elke factuur. Je ondernemingsnummer, en dus ook je btw-nummer, is gekoppeld aan het adres dat in de KBO staat. Wie vanuit huis start, zet zo zijn woonadres op elk document dat de deur uitgaat. Wil je dat vermijden, kies dan vóór je inschrijving een zakelijk adres, bijvoorbeeld een maatschappelijke zetel of, voor een eenmanszaak, een vestigingsadres. A Office biedt zo’n adres in Aartselaar vanaf €39 per maand, met aangetekende post die wordt aanvaard en ingescand.
Verander je later van adres, dan meld je dat ook voor de btw. Hoe je je ondernemingsadres wijzigt, lees je in het stappenplan voor je KBO-adres.